Часто задаваемые вопросы

На компьютеры сотрудников устанавливаются teamviewer/ChromeRemoteDesktop/AnyDesk + VPN для помощи сотрудникам в настройке программного обеспечения на своих компьютерах.
https://www.teamviewer.com/ru/
https://remotedesktop.google.com
https://anydesk.com/ru/downloads?path=downloads

Telegram( подходит только для очень маленьких команд),
https://tlgrm.ru/apps

Slack- корпоративный мессенджер. Slack собирает в одном окне пользователей для обсуждений в общих темах (каналах), приватных группах и личных сообщениях;
https://slack.com/get-started#/

Microsoft Teams. - корпоративная платформа, объединяющая в рабочем пространстве чат, встречи, заметки и вложения. 
https://products.office.com/ru-ru/microsoft-teams/group-chat-software

Zoom - бесплатные видеоконференции (огранчиение до 100 человек и 40 минут на конференцию). Есть мобильная версия
https://zoom.us/download

Hangout-это программное обеспечение для мгновенного обмена сообщениями и видеоконференций, разработанное компанией  Google . Конференции до 100 человек . Есть мобильная версия.
https://hangouts.google.com/

Skype - до 50 человек в видеокоференции, в месяц не более 4 часов конференций в месяц https://www.skype.com/ru/get-skype/

Trello, Trello представляет собой канбан-доску со списками карточек, которую можно использовать для управления задачами как лично, так и в команде. В бесплатной версии можно интегрировать в Trello только один сервис, а размер вложенного файла не может превышать 10 МБ.
https://trello.com/platforms

Jira- более сложный сервич, позволяет создавать списки задач, распределять их между членами команды, отслеживать выполнение, обмениваться мнениями. Сервис посылает уведомления об изменениях в карточках задачи. Каждая команда может создать собственный вид процесса работы над продуктом. В карточке задачи можно добавлять собственные поля. Сервис позволяет составлять отчёты и следить в реальном режиме за выполнением задач.Сервис платный.
https://www.atlassian.com/ru/software/jira

Использовать лицензионное обновляемое антивирусное ПО, например Microsoft Windows Essentials
https://www.microsoft.com/ru-RU/download/details.aspx?id=5201
- Настроить автообновление операционной системы

Настройка переадресации рабочего стационарного телефона на мобильный.

В случае, если доступа к корпоративной почте, в личной подписи необходимо указать возможные виды связи с вами: мобильный номер, аккаунт в ZOOM, иные мессенджеры. Поставить автоматическую отбивку для входящих писем с указанием контактов для связи на время работы удаленно.
- при возможности установка мобильного клиента рабочей почты

• переход на обслуживание в клиники по ДМС с электронным больничным
• переход на использование электронного документооборота носителе

Онлайн-гарантии
Депозиты-онлайн

Предоставление документов для постановки/снятия с учета валютного контракта (кредитного договора), внесение изменений в ведомость банковского контроля;

• Принятие справок о подтверждающих документах;
• Проведение операций клиентов: заявления на перевод, распоряжений, платежных поручений;
• Продление сертификатов ключей электронных подписей;
• Акцепт клиентом заявки на размещение депозита (при наличии заключенного Генерального соглашения).

• Ведомости Банковского Контроля по учтенным контрактам на бумажных носителях с печатью банка;
• Копии документов досье валютного контроля на бумажном носителе.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только распоряжения работодателя нельзя. Переход на удаленный режим работы подразумевает изменение места работы, которое в соответствии со ст. 57 ТК РФ и ст. 72 ТК РФ является существенным условием трудового договора и требует закрепления в письменной форме. При переходе на удаленный режим работы, необходимо соблюсти все требований ТК РФ:

• Собрать письменные согласия с сотрудников о переводе на удаленную работу. Вам, как работодателю, нужны письменные подтверждения добровольного согласия от сотрудников (ст. 15 ТК РФ).
• Издать приказ о переводе сотрудников на удаленную работу.
• Подписать дополнительные соглашения к основному трудовому договору.

Ст. 128 ТК РФ запрещает отправлять сотрудников в неоплачиваемый отпуск в одностороннем порядке. Но вы можете договориться об этом и в таком случае необходимо будет:

• Получить заявление от сотрудника, где он просит предоставить ему неоплачиваемый отпуск.
• Составить приказ, на основании заявления.
• Занести предоставление неоплачиваемого отпуска в личную карточку сотрудника.

Временная приостановка работ или оказания услуг по причине технических, экономических, организационных или иных проблем дает основания на оформление сокращение оплаты труда (ч.3 ст.72.2 и ст.157 ТК РФ), в связи простоем предприятия. Для оформления необходимо:

• Зафиксировать факт возникновения простоя.
• Оформить приказ об объявлении простоя.
• Уведомить службу занятости населения, если простой связан с приостановкой производства.
• Заполнить листки учета простоя.

Защищенный удаленный доступ поможет обеспечить использование протоколов шифрования IPseс или SSL. Многие крупные и высоко технологичных компаний предоставляют ряд продуктов для настройки удаленного доступа: Check Point Abra, Microsoft – IAG 2007, Cisco – WebVPN, Juniper. Важно организовать работу IT службы и настроить базовые инструменты для перехода на новый формат работы. Если у сотрудников рабочие ноутбуки, то установку необходимых программ можно организовать централизовано. Далеко не все сотрудники могут самостоятельно справиться с установкой и настройкой необходимых программ, поэтому лучше продумать и организовать дистанционную поддержку: разработать подробные инструкции по самостоятельной настройке, организовать контакт-центр и варианты дистанционного подключения к рабочему месту.

Антивирусная защита – немаловажный пункт в условиях удаленной работы. При использовании личных ноутбуков и ПК, сотрудникам необходимо самостоятельно позаботиться об установке антивирусных программ: A-Squared Free, Avast! Free Antivirus, Kaspersky Free и других.

Для эффективной работы необходимо договориться с сотрудниками о том, как и во сколько вы выходите на связь:

• В качестве инструментов связи можно использовать различные мессенджеры или более серьезные продукты: Slack, Microsoft Teams – все зависит от размеров вашей команды.
• С видеоконференциями справятся Zoom, Hangouts, Skype. Рекомендуем договариваться о звонках заранее и заносить их в календарь – это позволит сотрудникам более эффективно планировать свое рабочее время.
• Для решения проблемы со скоростью интернета лучше выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашнюю сеть Wi-Fi).

Первое время у сотрудников будет возникать много вопросов, Вы можете их поддержать, сделав переход менее стрессовым. Для этого заведите канал помощи в чате, запишите обучающие видео или устройте видеоконференцию с трансляцией технологии работы в режиме он-лайн. Немаловажно донести до персонала, что комфортное рабочее место – залог успеха удаленной работы. Определите временные рамки работы, так сотрудникам будет легче разграничить рабочее и личное время.

При удаленной работе острым остается вопрос о контроле сотрудников. Реалии таковы, что контролировать присутствие сотрудника на месте не получится, поэтому необходимо контролировать выполнение задач. Если Вы будете контролировать присутствие, возможно сотрудники начнут создавать видимость работы. В решении этой задачи поможет несколько простых правил:

• Заведите единый календарь с расписание ежедневных/еженедельных видеоконференций. Для этого подойдут платформы Google Suite, Office 365.
• Расскажите сотрудникам о важности планирования работы на день. Инструмент планирования должен быть интуитивно понятным, наглядным и доступным для обсуждения. Хорошим помощником станет Trello и Asana.
• Зарегистрируйте для хранения рабочих документов единое облако в Google Docs, Яндекс.Диск, Облако Mail.ru или Office 365. Это позволит не только сохранит данные, но и вести совместную работу.